Применение современных офисных технологий
В настоящее время эффективное управление организацией, а также выполнение производственных задач, невозможно без широкого применения современных офисных технологий, построенных в первую очередь на основе методов и средств информатизации. В условиях жесткой конкуренции компаний в целях завоевания своего клиента компании приходится быстро решать задачи по поиску оптимальных решений и возможному сокращению затрат на организацию работ для увеличения прибыли компании при сохранении высокого качества товаров и услуг. Эти постулаты современного бизнеса хорошо поняты и восприняты в ОАО «Красноярсклеспроектстрой», где для каждого сотрудника создано автоматизированное рабочее место, и все они в целом объединены в общую сеть, обеспечивающую быстрый доступ к необходимым данным и значительное ускорение и повышение качества выполнения многих операций. баланс ип
Автоматизированное рабочее место (АРМ) сотрудника создано с учетом его повседневных обязанностей и задач, в решении которых он принимает непосредственное участие. Так, АРМ бухгалтера построено на основе программы 1С: Бухгалтерия; АРМ инженера-проектировщика базируется на таких программах, как AutoCAD Civil 3D 2010, CREDO Дороги; инженера-сметчика – Гранд-смета.
Для организации доступа в Интернет на каждый компьютер установлен Интернет-шлюз Ideco ICS – программа, позволяющая не только учитывать объем использованного трафика, но и эффективно защищающая компьютер от угроз виртуальной сети и несанкционированного доступа других пользователей. Кроме того, она обеспечивает удаленное подключение сотрудников, что является особенно значимым для тех, кто имеет гибкий распорядок дня и осуществляет подготовку рабочих заданий на дому.
Также в ОАО «Красноярсклеспроектстрой» действует единая база данных, содержащая сведения по проектам, разработанным в организации, информацию о клиентах, конкурентах, партнерах и подрядчиках. База данных ОАО «Красноярсклеспроектстрой» представляет собой управляемую совокупность данных, являющихся исходной информацией для решения задач системы управления и принятия управленческих решений, а также для выполнения заданий по разработке новых проектов.
Важную роль в организации рабочего процесса в компании играет применение информационной системы обмена данными между сотрудниками, которая способствует установлению более тесной связи между руководителем и подчиненными и также между сотрудниками разных подразделений. Так, например, каждый сотрудник имеет возможность получить консультацию у юриста, программиста или экономиста, заказать необходимые расходные материалы, не вставая со своего рабочего места.
Основными преимуществами применения современных офисных технологий являются ускорение всех процессов в организации от принятия сложных управленческих решений до выполнения повседневных рутинных операций; снижение уровня сложности выполняемых задач и их стандартизация; возможности для глубокого анализа прошлого опыта работы организации и, как результат, повышение качества деятельности.
Необходимо также отметить, что по мере развития и усложнения информационных технологий в организации повышается уязвимость внутренней сети, и потому усиливаются меры по обеспечению ее безопасности. В частности, с целью уничтожения внешних угроз применяется программа ESET NOD32 Antivirus. Кроме того, для снижения риска потери данных и раскрытия конфиденциальной информации вследствие несанкционированного доступа применяется программа Корпоративный менеджер.
Значимую роль в работе организации играет и множество различных устройств, сопутствующих работе с информацией, как текстовой, так и графической. К ним относятся принтеры, сканеры, ксероксы, плоттеры, мини-АТС, факс. Все это способствует созданию приятного рабочего климата в организации, быстрому и качественному выполнению поставленных задач.