Разработка рекомендаций по целесообразному распределению рабочего времени и усилий руководителя

В-третьих, следует обучить секретаря раскладывать корреспонденцию не в порядке ее поступления, а по категориям, отражающим степени важности (важность руководитель должен выразить в приоритетах, и, как мы полагаем, при этом должны быть соблюдены рассмотренные выше принципы и условия управления временем).

B-четвертых: ненужные бумаги следует тут же выбрасывать, стандартные - передавать для обработки соответствующим подчиненным, остальные - анализировать в порядке важности и сложности, немедленно принимая решения (исследования показали, что на 80 % документов руководитель может найти оптимальный ответ сразу после прочтения).

В-пятых, получая проекты исходящих документов, прежде, чем их рассматривать, руководителю следует задать себе вопрос: «А что произошло бы, если бы этот документ вообще не вышел из стен нашей Администрации?»

Итак, эффективная организация личной работы руководителя с документами может повлиять на эффективность всего его трудового процесса и соответственно на рационализацию всего управленческого процесса в организации.

Таким образом, эффективная организация трудового процесса руководителя - это действительно необходимое условие достижения эффективности функционирования всех организационных отношений.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Эффективность работы Администрации города-курорта Железноводска в значительной степени зависит от уровня организации труда руководителя. Поэтому большое значение имеет научная организация труда руководителя, которая отличается продуманной системой работы, сосредоточением внимания на резервах использования рабочего времени, повышении качества управления.

Исследование проблем организации личного трудового процесса руководителя, изучение и анализ затрат рабочего времени рассмотрение учебной и научной литературы позволили выработать и сформулировать следующие выводы и предложения.

Материалами специальных обследований установлено, что в большинстве случаев острая нехватка времени и напряженное состояние руководителя Администрации города-курорта Железноводска являются следствием неправильной организации труда.

Совершенствование организации труда руководитель должен начинать с поиска обоснованного соотношения между различными категориями управленческого персонала, уточнения функций и компетенции каждого работника. Каждый работник должен нести персональную ответственность за свой участок работы, не вмешиваясь в компетенцию других. Нередки случаи, когда специалисты выполняют функции вспомогательного персонала, а руководители не добиваются даже в пределах своих возможностей упорядочения соотношения в структуре кадров. Во всех структурных подразделениях должен действовать принцип "не делай того, что с успехом может сделать подчиненный", т. е. работник с более низкой квалификацией и заработной платой.

Важным моментом в организации труда руководителя является подбор заместителей и секретаря. Им необходимо предоставить хорошо продуманные полномочия с учетом профессиональных достоинств и личностных характеристик, а также меру ответственности с учетом психологической совместимости руководителя и заместителей.

Часто руководители начинают свой рабочий день с чтения писем и бумаг, а также подписывают всю исходящую почту. Однако экспериментами установлено, что 25 дней в году (по времени) руководители заняты чтением и подписыванием бумаг, где их подписи совсем не обязательны, где достаточно подписи заместителей или же людей рангом еще ниже. Тем более что многие руководители, подписывая бумаги, требуют их визирования у начальников служб и отделов.

Перейти на страницу: 1 2 3 4 5 6